无论是建立新的呼叫中心还是更新现有的呼叫中心,客户在选择供应商之前都必须评估他们的呼叫中心技术要求。
客户有无数的呼叫中心技术选择。无论一个组织是否希望建立或重新评估其呼叫中心需求,技术考虑因素应包括核心平台、劳动力优化软件、支持人工智能的应用程序、分析、客户调查应用程序之声等。
为了提供高质量的客户体验,组织的客户体验领导者应该对当前和计划中的客户服务操作进行全面的分析,以便为企业做出正确的技术决策。分析应该显示组织如何定义其基本的呼叫中心技术要求,必要的特征和能力,以及如何培训员工。
客户应确保以下几点是他们索取信息和建议书的一部分,以便了解每个供应商提供什么和不提供什么,以及答案如何区分选项。这些答案将有助于缩小供应商名单,最终成为组织的最终选择。
定义组织的基本呼叫中心技术要求
在选择新的呼叫中心基础设施或服务时,客户领导应该考虑这些因素,以找到最适合其组织的呼叫中心技术要求的服务。
呼叫中心的目的。采访业务部门领导,了解为什么企业需要一个新的呼叫中心或更新现有的呼叫中心。主要是为了销售更多产品、服务客户的保修索赔、为忠诚度计划提供推广服务还是其他?这个问题的答案将有助于确定所需的应用程序和服务。
呼叫中心的类型。除了确定呼叫中心的目的,客户领导还应该评估不同类型的呼叫中心。组织将从呼入或呼出呼叫中心或呼叫中心的混合全渠道方法中获益最多吗?业务会外包给呼叫中心吗?
建筑。组织是否有要求使用基于云的呼叫中心服务或本地平台的公司政策?如果是这样,这些策略限制了组织可以考虑的平台,因为有些供应商mdashmdash例子有8×8,Five9,Ring Central,Talkdeskmdashmdash只提供基于云的呼叫中心服务。在其他情况下,混合架构(本地使用本地和云进行全球扩展)可能就足够了。Avaya、Cisco、Genesys或Mitel等供应商提供本地和基于云的呼叫中心服务。
互动频道。领导者必须考虑他们的组织如何与顾客互动。选项包括语音、电子邮件、短信、手机短信应用、在线聊天、视频和各种移动商务聊天应用。他们应该将这些渠道选择与供应商的渠道选择进行比较,以了解哪些产品支持呼叫中心的交互需求。
该机构的工作场所。代理人住在哪里?他们都在家工作还是在呼叫中心工作?以后代理商的工作方式会是混合的,一部分人在办公室一部分人在家,还是两者都有?是否有让代理可以在任何地方工作的商业计划?业务支持的工作场所类型通常决定了架构mdashmdash因为对于远程工作人员来说,使用云服务通常更容易设置mdashmdash和呼叫中心软件提供商,这取决于它提供什么。
以及管理和监控。领导者应该评估他们想要什么样的管理和监控工具。选项包括平台提供的工具,以及呼叫中心独立专业厂商的工具,包括Empirix-Infovista公司-KurmiSoftware和Voss,以及端点管理厂商如Poly。通信提供商通常会限制他们测量哪些技术供应商的产品。
此外,客户领导应该评估他们希望这些工具如何工作。目标是使用客观的第三方工具来衡量云提供商的表现吗?工具的目标是自动实现和管理吗?这些工具应该提供业务度量吗,比如利用率或效率增益?
确定必要的呼叫中心软件特性和功能。
除了典型的自动呼叫分配器和交互式语音应答功能之外,在基本呼叫中心中还有许多附加组件。除了这些功能,还有许多其他软件应用程序和托管或基于云的服务,包括以下内容。
劳动力优化(WFO)软件。WF和员工敬业度管理是帮助主管管理、改进和分析其团队的各种应用程序的总称。O WF软件包括劳动力管理、质量管理、语音分析、绩效管理、桌面分析、预测分析、游戏化和通话或屏幕记录。组织可以从单一供应商处购买这些应用程序mdashmdash例如Calabrio、Genesys、NiceinContact或Verintmdashmdash或者购买单独的应用程序。
许多类型的人工智能和分析。呼叫中心的技术要求应该包括人工智能和分析,以保持竞争优势。领导者必须优先考虑使用哪些应用和哪个AI平台mdashmdashAWS、Google、微软、甲骨文和呼叫中心以及crm提供商提供的选项mdashmdash作为核心平台。
从那里,客户体验领导者可以考虑他们在呼叫中心对人工智能有什么用处。例子包括如下:
降低运营成本的翻译或转录服务;
自然语言处理或情感分析,以改善客户服务;和
引导客户自助旅程的虚拟助手。
这些答案将有助于确定提供相关服务的呼叫中心提供商。
全渠道支持。如果企业计划提供多种客户服务渠道,就必须对它们进行整合。否则,如果客户不得不重复自己的话,他们可能会感到沮丧。
可以定制。领导者还应该考虑他们需要多少定制。例如,组织是否希望在网站中添加点击拨号功能?或者,对于本地平台,企业可能希望创新并添加基于云的应用程序。对于这些项目,客户体验负责人应考虑通信平台即服务提供商,包括Avaya、Bandwidth、IntelePeer、RingCentral、Twilio和Vonage。
实习生
新的呼叫中心或新的应用程序可以使企业受益,但是如果使用这些技术的it支持人员和操作员没有经过适当的培训,这些计划可能会失败。在培训方面,请考虑以下几点。
提供商援助。企业有足够的人来培训这些团队吗?如果没有,请查看产品供应商或供应商合作伙伴提供的培训内容,包括免费培训。与选定的供应商就视频、午餐和学习或适用于组织的其他类型的培训进行谈判。
营销能力。许多公司仅仅依靠他们的IT员工来教育、告知和激励他们的员工关于这项技术的知识。这些公司需要营销专业知识,在解释如何使用这些工具之前,向员工和客户解释为什么他们应该关注新技术。如果使用这些技术,员工和客户的生活会发生什么变化?如果员工和客户理解这些答案,采用率会更高,更成功。
代理分析。呼叫中心代理需要指导来提高他们的技能,无论是电话还是数字系统。领导应确保代理拥有记录其绩效的数据和分析,并帮助他们实现改进的指标。